浅析不动产档案查询

浅析不动产档案查询

浅析不动产档案查询

【摘要】不动产登记面广、量大,涉及群众切身利益,社会关注度高,不动产档案查询及管理更是群众关心的热点难点问题。档案查询是否快速便捷?管理措施是否落实到位?直接影响到群众办事过程是否顺意,直接关系着自然资源部门乃至政府的社会形象。

【关键词】不动产;档案查询

根据市场深化改革的需要,房地产交易实现了《房地产权证》和《土地使用权证》双证合一——《不动产权证书》,这样一来,解决了困扰已久的办证难问题,极大方便了人民群众,但也导致了相关档案查询业务集中在了不动产登记中心,业务量成倍增加。本文以山东省日照市不动产档案查询业务为例,就不动产档案管理工作做如下初步探讨。

一、不动产档案查询业务现状

由于历史沿革的原因,日照市不动产档案查询业务目前集中在三个受理系统:不动产登记中心业务系统、房产局管理系统和土地档案查询系统。档案查询工作人员需针对档案查询的客户,作出准确的判断,通过询问他们查询档案的目的和用途,来准确界定应使用哪一个系统进行查询。2019年,日照市本级不动产档案查询业务已达21000 宗。

二、不动产档案查询主要用途

不动产档案查询主要集中在海洋、林地、土地、房屋这四大类,而其中与群众关系最密切的主要是房屋类,经统计分析,群众查询不动产档案的主要用途主要集中在以下两大类:

(一)办理各种无房屋权属状况证明。小学、初中义务教育的入学证明,无房屋的办理不动产无房屋权属状况证明;低保、廉价租房的需查询房屋权属状况证明,无房屋的办理不动产无房屋权属状况证明;办理不动产产权证,第一套房屋办理产权证的,需要查询个人名下有无产权权属证明,无房屋的办理不动产无房屋权属状况证明;公、检、法以及监察委等查询档案,没查询到房屋需要无房屋权属状况证明的,无房屋的办理不动产无房屋权属状况证明;律师前来查询档案,个人、单位名下无房屋权属状况证明,无房屋的办理不动产无房屋权属状况证明等。

(二)调查房屋权属状况。查询档案房屋产权情况,了解单位或者个人名下有几套房屋权属情况;查询档案产权情况,确认单位或者个人名下房屋权属状况的抵押、查封情况;查询档案产权情况,确认公、检、法以及监察委调查单位或者个人名下的房屋权属状况情况;查询档案产权情况,办理不动产产权证;查询档案产权情况,律师查询档案查询利害关系人名下的单位或者个人名下的房屋产权状况。查询档案产权情况,预告登记情况;查询档案产权情况,预告抵押、查封情况;查询档案产权情况,他项权情况等。

三、不动产档案查询的方式

(一)个人需要查询。查询个人名下的所有权属查询;所有权属查询,查询单位或者个人名下的所有权属;他项权查询,查询他项权名下的单位或者个人抵押情况;预告他项查询,查询预告名下的单位或者个人名下的抵押、查封等情况。

(二)其他需要查询。查询票据需要查询的;查询合同需要查询的;查询大土地证需要查询的;查询变更房屋权属需要查询的;查询税票单据需要查询的等等。

四、对不动产档案管理人员的要求与管理

在档案查询工作中,面对大量的档案查询服务,除了后台技术工作人员提供了有力的技术保障外,要求不动产登记中心档案管理人员要心态平和、耐心细致,重点做好以下几点:

(一)档案管理人员要不断增强事业心和责任感。档案管理人员要熟悉不动产业务办事工作流程,要了解不动产档案形成过程,要有耐心、责任心,要习惯这种查询档案的机械的劳动,要坚守自己的工作岗位。

(二)切实加强档案管理人员的学习培训。固定查询档案的工作岗位,使他们专心工作;定期对他们进行培训,增强他们的业务能力;条件允许的情况下,让他们去专业的培训班进行系统的学习,提升他们的工作能力;确保学习时间有效性,全覆盖、效果最大化,保证不动产知识融入工作中。

(三)加强对档案管理人员的管理教育。要教育引导档案管理人员对不动产档案数据安全、保密重要性的认识;切实加强对档案管理人员的管理,并签订档案信息资料保密协议;定期对档案管理人员进行安全、保密教育培训;对档案管理人员进行全方位监督管理。

(四)严格落实不动产登记资料依法查询档案制度。除权利人、利害关系人,公、检、法以及监察委等可以依法查询档案资料外,任何人或者单位不得随意查询。查询不动产档案资料的单位和个人要履行保密义务,未经权利人同意,不得泄露不动产资料;不动产登记信息资料档案共享单位以及查询档案资料工作人员应当对不动产登记信息档案资料信息保密,除正常办理不动产登记业务外,不得随意调取、查阅与业务无关的档案资料;违反国家规定泄露不动产登记信息的,要严肃处理,对造成信息安全事故或者给他人造成损害的,要依法追究法律责任。

(五)重视关爱档案管理人员,积极为他们排忧解难。评先树优方面给予他们优先;在工作中遇到的问题,为他们排忧解决;在工作环境中,软硬件配备最先进的设备;关心他们的健康,在生活方面予以适当照顾。

五、妥善处理查档过程中的各类问题

针对档案查询过程中遇到的各类问题,要把群众的需求放在第一位,“急群众之所急,想群众之所想”,以高度的责任感和事业心,积极为办事群众解决问题。

(一)力所能及为弱势群体提供帮助。前来查询档案的老弱病残等弱势群体,他们往往弄不明白需要查询什么,只知道房地产开发公司让其到不动产办理业务,具体办什么、怎么办,一点都不清楚。遇到这种情况,要态度和蔼,仔细询问,了解其真正需求,帮助解决实际问题。

(二)认真做好解释工作。在工作中,遇到没有持规定手续,却要查询利害人关系人名下房屋权属的,要耐心向其解释相关法律法规,必须做到依法查询档案。

(三)协助做好协调工作。在档案查询中遇到的最难查询的就是历史遗留问题档案。这种档案,查询起来非常麻烦,这就需要多方协调、多方面咨询、多方积极配合,通过不懈努力,最终解决棘手问题。

(四)依法依规做好档案查询。在档案查询业务中,接触较多的是律师,查询的问题往往多种多样,遇到的情况更是各式各樣,在具体查询工作中要认真、仔细、耐心,依法依规进行查询。

六、不动产档案管理发展趋势

(一)加快不动产登记历史数据梳理整合。加快不动产登记标准体系建设,尽快实现现有档案查询系统与原房管局管理系统和土地档案查询系统的数据整合,完成基本框架的搭建,将其纳入规范化、标准化管理轨道。

(二)推动“互联网+”不动产登记建设。加快开发完善档案查询系统与“爱山东”政务APP的接入融合,提高业务互通能力和资源使用效率,实现网上进度查询、网上证书核验等便民服务功能。加大宣传推广“日照不动产”微信公众号的应用力度,在“网上大厅”智能客服功能模块中增加办证进度、证书查验、权证下载、权证核验等综合查询功能。

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