对于新时期档案管理工作的建议

对于新时期档案管理工作的建议

对于新时期档案管理工作的建议

【摘要】随着经济和社会各项事业的快速发展,档案管理工作取得了很大进步,新时代要想实现档案管理工作持续发展,就必须不断创新,与时俱进。本文就目前档案管理工作中存在的问题逐一说明,并针对思想意识、管理方式、服务方式等方面提出一些可行性建议。

【关键词】新时期;档案管理;创新

档案的主要作用是服务于建设和经济,既然服务于建设和經济,其内容必定具备多样化。档案管理不能简单理解为与效益和经济收入成正比。因为档案存在的目的并非获得利益,而是为了更好地记载重要信息,方便查阅重要记录,为社会和人类的不断进步和发展创造条件。在如今飞速发展的时代,尽管信息技术带来了许多便利,但是也要认识到,信息技术的使用使得社会竞争越来越激烈,如果相关的事业单位想更好发展,必须进行档案管理的创新,以往传统的档案管理远远不能满足事业单位日常工作的需要,常常找一份档案需要花费很长的时间,所以必须进行档案管理的创新,实现工作效率的提高,更好地服务相关人员。

一、档案管理的现状

(一)重视程度不够。在许多人看来,档案管理仅仅是分类、整合、归档等步骤,并没有将档案管理放在心上,但是,这些都是十分狭隘的看法,严重低估档案管理工作。同时,多数单位的领导认为档案工作无关紧要,对于单位发展没有什么作用,也不能给单位带来实际经济效益,没有发展的必要。但档案管理往往是单位工作中最重要的一环,缺了档案难以进行。

(二)档案管理制度不健全。当前的档案管理制度不完善,存在着很www.taobao49.com题。很多单位在档案管理制度上仍有欠缺,以致档案管理工作在实际操作中受到局限,特别是档案材料的收集、整理、利用等方面的制度不到位,导致出现工作人员工作散漫、责任心不强等现象。对于档案的保护和借阅没有详细的规定,造成很多档案的破损和流失。就目前我市档案利用情况来看,服务对象主要是机关工作人员,绝大多数公民没有这个意识,这也说明我们的宣传工作做得不到位,且服务方式单一,这也局限了档案事业的发展。

(三)档案管理人员素质不高,档案利用率低。目前很多单位基本上是数字化的档案管理模式,对管理人员有更高的要求,需要管理人员既懂管理业务,又要将其与数字化的技术结合起来,共同作用于档案管理。但是,就事业单位的情况来看,在配置管理人员方面还存在一定的不足,主要表现在很多工作人员没有将两者兼顾起来,有的工作人员除了管理档案之外,还要负责其他的工作业务,没有对档案的管理工作进行研究和仔细谋划。加之有的单位在对档案进行管理时,还是沿用传统的纸质管理方式,工作人员对传统的纸质档案管理比较了解,但是由于对数字化技术了解不够深入,以至于在运用数字化技术进行档案管理时显得不够到位。

(四)办公条件及设施不符合档案管理的要求。目前大部分单位的档案办公条件及设施离档案规范要求还有很大的差距。有的单位没有专门的库房,有的单位没有专门的阅览室,很多单位的档案存放还是在铁皮柜里,没有专用的密集柜,个别单位没有独立的档案室。

(五)档案的信息化发展相对滞后。新时代是大数据飞速发展的时代,信息化手段已融入各行各业,国家级综合档案馆以及很多大型企业档案室都引入信息化技术,大幅提高收、管、用等方面的效率。但很多机关事业单位由于档案工作并不是本单位的前沿工作,单位不重视,相应的现代化设备配备不到位,使得档案工作仍停留在传统手工阶段。

二、新时期加强档案管理工作的建议

在新的历史时期,档案工作想要长远发展,还有许多地方待提高和改进,具体有以下几点建议:

(一)思维认知的提高和创新。思想是一切行动的先导,它直接影响了实际工作中创新方法及效果,档案管理工作要始终把创新思维贯穿其中。首先,强化工作人员的思想认识,把档案工作纳入各个单位年度考核,有明确的奖惩机制,避免工作人员消极怠工、工作散漫,增强档案管理人员的责任感和荣誉感,树立良好的职业道德和职业素养及乐于奉献的精神。其次,采取多种形式加强档案人员的再教育,尤其是专业技术方面的培训,不断提高政治素质和业务素质。档案工作人员要紧跟时代发展的步伐,摒弃传统方法和陈旧思想,把现代化手段引入档案管理工作当中,把知识和创新作为档案管理工作的目标,遇到问题,适时做一些改变和变通,勤于思考,敢于创新,在工作中不断寻求新方法,逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念,改变传统的管理思维模式,使得档案工作逐步程序化、规范化、标准化,从而充分发挥档案的价值。

(二)建立并完善科学的管理体系。在事业单位未来的档案管理中,数字化的应用以及与纸质、电子等各种形态档案的有机融合是主要的发展方向。鉴于此,为了更好地运用信息技术,事业单位要致力于打造并完善科学的档案管理工作体系,在工作体系中,将数字化作为其中的灵魂和工作的动力,不断提高管理的科学技术含量。为了能够达到这样的工作效果,事业单位要采取一些必要的措施和管理策略,例如要对不同性质、不同类别的档案资料采取不同的管理方式;设置具体的档案管理科学权限,要明确并细化具体的工作负责人和工作职能,将管理的责任落到实处;采用最新的、正版的档案管理工作软件,并正确地使用管理软件,对工作系统进行有效维护,一旦出现问题的苗头,就要立刻采取科学的办法来解决相应的问题。

(三)培养相关的专业人才。工作都是人在做,档案管理工作人员的素质水平和档案管理的质量有着密切的联系。所以,我们要进行培训改革,主要可以通过这样几个方面:首先,我们在选择档案管理的人员时,要在选拔关引起足够的重视。在录取和任命的时候,要考虑好他们的素质专业性,选择出真正优秀的档案管理人员。其次,在录取结束后,我们要对这些新职员进行入职培训,让他们根据现在社会上对于档案管理的基本要求,进行分析探讨,提高他们的专业知识能力和技术水平能力。最后,在入职之后进行抽调测试。可以在他们工作之后,仍然在一个周期内进行专业性考试,让他们的思维活跃起来,同时保持随时学习新鲜事物的心态,让他们对工作充满热情和信心。

(四)完善设施,加强软硬件设施建设。在硬件方面,要按照档案规范管理的要求,配备充足的档案柜,有条件的单位可以购置密集柜,要有防盗门窗,灭火器、温湿度计、空调等必要的安全设施;在软件方面,要加强档案信息化的建设。首先,要有相应的信息化设备来对文件材料进行扫描录入,以备将来进行信息化建设。其次,要有国家档案局或者省档案局统一开发的档案管理软件,从而使档案的管理更加统一化、科学化,档案的利用也更加高效化。

(五)加大信息化管理档案的力度。进入信息化时代,电子信息技术渗入到各行各业中,跟随信息化的脚步,对档案管理工作进行信息化改革势在必行,各单位档案管理工作人员应当及时建立相应的电子信息系统,并将单位的档案材料全部录入软件中;构建单位内部的共享局域网络,使档案管理更高效,更快捷,从而实现档案数据的电子化、信息化,将传统的档案管理工作逐渐转化为脱离纸张的无纸办公化及现代化管理体制。

(六)注重档案资源的开发,更好地服务社会。档案管理的目的在于更好地服务单位,服务社会。档案部门要围绕机关工作,积极挖掘档案信息,在服务领导决策、服务机关、指导基层、服务经济建设上下功夫,把档案变成可利用的信息资源,通过对档案资料的充分利用,使档案的价值得到充分体现。

(七)不断提高档案利用效率。档案服务是档案工作的中心,同时也关系着利用者的切身利益,档案工作通过服务才能发挥其应有的作用,才能使档案事业与社会经济协调发展,才能体现出档案行政管理部门存在的意义。首先,公民持有效证件可以免费查阅档案。其次,各级党委和政府要加强档案依法行政,向市民公示服务的内容程序,努力提供一站式服务,做到便民利民,有条件的地方还可以实现档案信息资源网络平台共享。最后,档案馆可以充分利用自己的馆藏资源,将档案信息资源转变成档案宣传展览,让我们的档案走出库房,走向学校、社区、医院、部队等,让广大民众了解档案,了解政府的各项政策,了解我们祖国所取得的辉煌成就。

三、结语

综上所述,随着社会信息化程度的不断提高,新时期的档案管理要进一步规范化、科学化、制度化,不断转变传统的档案管理理念,树立正确的档案管理意识,不断吸收先进的现代化档案管理理论与新技术,在实践中不断创新,更好地为社会服务。

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