浅谈企业档案工作智能创新

浅谈企业档案工作智能创新

浅谈企业档案工作智能创新

【摘要】信息化时代,人工智能逐步进入我们的日常生活,档案在数字化背景的依托下,也应顺应时代的发展,对档案进行智能化创新,解决、满足人们日常需求,以人工智能化服务企业档案工作

【关键词】企业;档案;人工智能;创新

在电子技术日益发展的今天,各种人工智能程序日益增多,比如百度创造了人工智能“小度”,小米创造了人工智能“小爱”等等,百度和小米等这些运营商制造出的机器人,听到人们下达的指令就会快速检索,并回答人们所提出的问题。这些所谓的人工智能最大的依托数据是什么?为什么能快速检索到?最大的依托是不断扩充大数据,通过这一平台,不断在后台进行大数据存储扩充,实现快速检索。

目前,企业的现状只能满足日常的提供利用,人工智能对企业档案工作进行创新,能解决企业档案工作中出现的问题,只有这样,档案工作才能多样化、智能化,才能为快速检索提供利用。

一、企业档案意识不足,思想要创新

档案工作是一项“记录历史,服务现在,替未来着想”的事业,在实际工作中,大多数人的档案意识淡薄,企业领导不重视档案工作,档案管理人员基本上是办公室兼职人员,要负责办公室各项事务,同时承担着档案工作,因为大多数人并没有将档案工作看成重要岗位,觉得档案部门是“收资料、看库房、养老的”最佳场所, 所以,档案工作不被人重视,对档案人员的专业素质更是不值一提,好像随便找个人就可以胜任这份工作,只要看好“资料”不丢就可以了。大多数人认为企业建立档案室,将资料放到档案室就是档案了,部门放不下的资料才会想到档案室,重要的资料还在部门或个人手中,全员的档案意识不强,对档案认识不够。因此,必须提高全员的档案意识。

另外,思想要创新。首先,在企业中树立档案重要性的理念,提高企业全员的档案意识。企业领导要重视档案工作,明确专(兼)职档案人员,档案专人负责,具备档案专业技术资格。其次,主动接受新的思想,在传统的档案工作中创新,利用好档案信息化管理平台。最后,解放档案管理人员的思想,转变档案管理人员的传统观念,鼓励档案人员敢于创新、勇于创新,从而发挥档案的作用,为企业提供全新的服务。

二、企业档案信息结构创新

随着企业的转型发展,智能化不断进步,创新是企业发展的必然要求。企业档案是企业生产、经营、管理等各项活动的真实记录,是企业开展各项工作的基础信息,是企业资产的重要凭证和依据。

山西汾西矿业集团公司是主焦煤生产企业集团,是一个以煤炭生产加工为主,集建筑、建材、发电、化工、机械加工制造、物流贸易等多种产业门类的大型国有企业。随着社会电子信息的发达,智能化办公、OA办公自动化系统、档案信息管理系统等等,传统的档案管理方式已经难以适应新的信息环境,企业档案工作面临着很大的机遇和挑战,纸质档案的中心地位已经减弱,包括文本、图像、声音在内的电子文件档案的数量正在迅速增加,须将各类纸质档案、录音、录像档案等进行全文信息数字化处理。

山西汾西矿业集团下设二级单位45个,汾西矿业集团公司档案信息化自2003年开始实行计算机管理档案(单机版),虽然实现了单机版信息化管理手段,但随着电子档案的大量产生,档案管理手段已远远不能适应企业发展的需要。经过集团公司领导研究决定,从2008年至2010年,利用两年的时间与山西华清软件科技有限公司联合研究开发,建立起《汾西矿业集团档案信息化管理系统》(因特网络版),实现了档案信息管理传输的自动化、文档一体化、共享化。到2012年底,集团公司立档单位(包括资源整合区域公司和矿井公司)已达到60多个,并做到了档案信息化管理系统集团公司全覆盖,档案信息化管理系统的应用使集团公司档案管理手段发生了根本性的变化,极大地提高了档案信息服务企业的能力,与此同时,2014年集团公司档案信息化系统与OA办公自动化成功实现了无缝对接,把OA办公系统中所产生电子文件完整、系统、集中归到档案系统中,实现了资源共享。2015年5月,汾西矿业OA办公系统升级改造后,根据要求,档案处积极与信息中心沟通,于2016年5月对《汾西矿业集团档案管理系统》进行相应的升级,实现汾西矿业档案信息化管理系统与OA办公系统的无缝对接,很大程度上解决了OA电子文件归档问题,减少了传统扫描归档的出错率,大大提高了工作效率及电子文件归档效率。

集团公司档案信息管理系统与OA办公系统从收发开始,通过扫描、录入、上传等方式将文件全文录入计算机,文件在有关部门流转、办理完毕后,由专(兼)职档案员负责收集归档,经档案馆进行鉴定、筛选后,将有价值的信息直接转入档案信息化管理系统(服务器),或以光盘等其他形式备份存储,档案实体对应入库保管。此系统通过计算机与Internet网络技术对集团公司所有立档单位的各门类档案和其他档案从文件的形成、收集、整理软件格式统一化,归档及网上查询利用、借阅统计进行全面管理,实现档案信息管理传输的自动化、数字化及文档一体化、共享化。

三、企业档案信息智能技术创新

信息技术在当下飞速发展,档案馆存储信息的载体也发生了深刻的变化,由于档案实体与信息的并存,档案馆在加强档案物质形态管理,对档案信息的管理将同步进行,形成文档一体化的管理模式。

如何利用好信息网络手段实现智能化查询,是我们即将面临的一个新的课题。我们在查询的时候是否遇到这样的问题——模糊查询,没有明确的具体时间、具体内容、具体人名,只有大概的时间,相关的问题,只能在我们条目式的目录中查询,如同海底捞针,在查询上给我们造成了很大困难。

在智能化时代,如果我们在电子文件的基础上将资料做全页数据化处理转换,在查询的过程中自动检索提取资料的页面信息,自动做筛查处理,将相关信息内容,通过系统的筛捡将密级、重要程度、所查内容进行提取,快速查询调阅档案资料,通过智能化的查询,对档案的利用、借阅进行统计。如果档案通过大数据的处理转换,创造出和“小度”“小爱”一样的智能机器人“小蓝”,并且每个“小蓝”都有自己的单独代码,还可以通过指尖AI技术的突破,通过“小蓝AI智能”查询,快速查询到相关的文件资料、影像资料等等,和我们查询百度一样方便,“你說一句话,指尖指一下”,分分钟可以检索到相关的内容,服务不同的档案领域,这样不但可以把企业档案馆变成企业生产、经营、管理等智能信息存储中心,也能成为企业的历史文化智能宣教中心,由机器人“小蓝”代替人工接待、繁琐的查询,不仅可以大大提高工作效率,同时能更好地为企业提供利用,这就需要企业不断丰富储存档案馆(室)内容,从真正意义上将“死档案”变成“活档案”,真正意义上发挥“人人都是档案员”的理念。

总之,在信息技术飞速发展的社会,智能化信息管理领域发生了深刻的变革,档案信息化逐渐进入飞速发展的阶段,档案领域面临着前所未有的机遇和挑战。在节奏不断加快、信息瞬息万变的智能社会,档案也应创造自己的智能小助手,满足人们寻找历史足迹的需求。

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