基于规范管理视角的文书档案管理策略研究

基于规范管理视角的文书档案管理策略研究

基于规范管理视角的文书档案管理策略研究

【摘要】如何从规范化的视角文书档案进行管理,转变档案管理思维,创新档案管理模式,是当前文书档案管理人员需要重点探讨的课题。本文从规范管理的视角阐述了文书档案管理的重要性,指出当前文书档案管理中存在的不足,并结合相关学说研究提出解决对策,旨在为档案事业的发展提供帮助。

【关键词】管理;文书档案;规范;重要性;问题

一、基于规范管理视角的文书档案管理的重要性

(一)提升后期检索与利用的实效性。文书档案作为单位重要的信息资源,能够为单位其他部门员工以及单位管理者提供重要的信息参考。在利用文书档案的过程中,最为重要的环节就是检索文书档案,快速帮助相关需求主体查找相应的档案。在这种环境下,只有从规范化的视角对文书档案进行管理,才能更快地检索到档案。相反,如果文书档案管理无序化、盲目化,则会导致检索效率降低,影响文书档案的利用,甚至导致文书档案管理工作边缘化。除此之外,随着单位文书档案数量不断增多,文书档案管理的难度会进一步增加。只有从规范化的视角对文书档案进行管理,确保文书档案管理流程清晰、分工明确,才能提升文书档案管理的质量。

(二)提升文书档案管理科学化水平。当前,各个单位愈发重视文书档案管理工作,在制定决策时对文书档案的依赖程度也不断加深。在这种环境下,如果不能有效应对文书档案管理面临的全新挑战,单纯从开发利用的视角对文书档案进行管理,势必会对单位发展造成不利影响。为此,必须要从规范化的视角对文书档案进行管理,对海量的信息与数据进行处理,按照事前预设的标准进行归档、立卷,确保文书档案的完整性、真实性以及准确性,提升文书档案管理的科學化水平。

二、文书档案管理中存在的主要问题

(一)缺少严谨细致的顶层设计,档案管理制度不完善。当前,部分单位文书档案管理制度不完善,具体表现为以下几个层面:一是纸质类文书档案管理与电子文书档案管理的标准不明确,尚未形成“双轨制”的管理模式。二是部门与部门之间缺乏必要的协调与沟通机制,文书档案在流转、借阅过程中容易丢失。三是绩效考核与责任落实机制欠缺,档案管理人员的规范意识、责任意识以及服务意识不强。

(二)文书档案信息化建设滞后。当前,部分单位对于信息化技术的应用层次较低,没有借助信息化工具来提升文书档案管理工作的规范性。一是文书档案管理系统功能单一,与单位具体需求不匹配。部分单位只是单纯利用文书档案管理系统对文书档案进行保管,尚未将其应用到档案分类以及档案资源开发领域。二是缺乏相应的信息化设施,难以为档案管理人员提供优质的管理环境。例如,部分单位尚未及时对电子扫描设备、微缩相机设备、计算机设备进行更新,影响数字化进程。三是文书档案管理系统与办公系统、公文管理系统处于相互独立的状态,三者之间没有进行数据关联,导致档案管理人员无法直接基于其他系统来采集、收录并补充相应的信息资源,影响文书档案管理的规范性。

(三)文书档案编研工作有待加强。部分单位档案管理人员的编研意识以及编研能力不强,尚未形成一套规范化、系统化的文书档案编研体系,从而导致文书编研工作陷入困境。一是文书档案的分类整理工作有待加强。部分单位没有对不同类型文书档案的收集标准以及整理标准进行明确规定,大量的文书档案资料处于杂乱无章的状态,导致文书档案在传输与利用过程中出现丢失以及损毁的情况。同时,单位没有根据文书档案的属性对文书档案进行分类,更谈不上文书档案的编研。二是档案管理人员缺乏更深层次的管理意识,没有及时按照当前单位的需求对文书档案进行编研。

(四)档案人才队伍建设问题。文书档案管理具有一定的繁琐性、复杂性以及系统性,不仅要求档案管理人员具有一定的管理思维、严谨思维,也需要档案管理人员具备较高的专业水准。然而,部分单位档案管理人才队伍建设工作实效不强,文书档案在归档、立卷以及借阅过程中仍然存在丢失、损毁等问题。除此之外,部分单位尚未将档案人才队伍建设列为基础性工程来抓,在培训领域所投入的人力、物力以及财力不足,难以全方位提升文书档案管理人员的专业素养以及专业技能,影响文书档案规范化管理的进程。

三、基于规范管理视角的文书档案管理策略

(一)以完善的制度为依托,完善制度内容。文书档案管理制度是档案管理人员按图索骥的基础,其对于统一标准、规范内容以及明确流程具有重要的意义。为此,单位要完善文书档案管理制度,细化文书档案管理内容。一是要分别出台规章制度对纸质类文书档案管理与电子文书档案管理的各项内容予以明确,做到与时俱进。二是要加强部门与部门之间的沟通与协调,确保资料在流转以及借阅过程中保持完整性、真实性。三是要完善绩效考核以及责任落实机制,增强档案管理人员的规范意识、责任意识以及服务意识,进一步实现规范化管理的目标。

(二)充分应用信息技术的优势,加强信息化建设。从辩证的角度以及时代发展的角度来看,传统单纯依赖人工对文书档案进行管理的模式具有天然的局限性,无法突破档案事业发展的瓶颈。故此,单位要进一步利用信息技术对文书档案进行管理,推动文书档案标准化、规范化建设。一是要完善文书档案管理系统的各项功能。单位要深化与档案管理系统供应商的联系,结合本单位的具体实际来设置一套完善的文书档案管理流程,丰富文书档案管理的内容。具体而言,文书档案管理系统不仅应当具有保存功能,而且应当具有分类识别、格式转化、数据检索、内网传输等功能。二是要完善信息化设施,及时更新并引进最新的电子扫描设备、微缩相机设备以及计算机设备,营造良好的文书档案管理环境。三是要进一步打通文书档案管理系统与办公系统、公文管理系统之间信息传输、信息共享的壁垒,实现对文书资料以及其他信息资料的“一站式”管理。

(三)做好文书档案编研工作。文书档案管理人员要充分认识到文书档案数据库建设、文书档案专题建设的重要性,打造规范化、系统化的文书档案编研体系。一是要做好基础工作,明确文书档案的分类标准与整理标准。单位要出台相关的规章制度对文书档案的分类、整理标准进行细化,避免文书档案资料杂乱无章的情况。二是档案管理人员要转变管理意识,结合当前单位的重点工作对文书档案进行汇编。例如,可以对政策法规等信息资料进行汇编与整理,打造相应的政策法规数据库,实现对政策法规的全面概括。

(四)深化档案人才队伍建设。随着时代的发展,单位文书档案管理人才队伍建设的重要性会进一步凸显。单位只有打造一批懂专业、懂技术的人才队伍,才能确保规范化目标的实现。一是要做好人才培训工作,加大培训领域的投入。单位要重点围绕现代档案学、信息技术等内容来设置培训内容。同时,要听取档案管理人员的建议,了解本单位档案管理人员的能力短板以及理论短板,切实组织相应的专题培训。二是要加强与档案馆、图书馆以及相关单位的合作,搭建人才交流平台,借鉴专业部门管理文书档案的经验,为文书档案管理人员提供新思路,紧跟当前档案事业的发展趋势。

四、结语

总而言之,单位文书档案管理质量直接影响着单位工作的整体质量。因此,各个单位必须要予以重视,不断革新管理方式,做好文书档案管理的常态化工作。具体而言,一是要以完善的制度为依托,完善制度内容。二是要充分应用信息技术的优势,加强信息化建设。三是要做好文书档案编研工作。四是要深化档案人才队伍建设。除此之外,单位其他部门员工也要给予文书档案管理人员相应的配合,及时将重要的信息资料交予档案管理部门,为单位档案管理工作添砖加瓦。

【参考文献】

[1]王海鸥.文书档案规范化管理的实践路径思考[J].办公室业务,2019(18):113-114.

[2]雷宇丹.文书档案管理特点与创新策略研究[J].办公室业务,2019(14):127.

[3]胡维娜.文书档案管理中存在的问题及优化策略[J].办公室业务,2019(12):117.

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