信息化背景下高校人事档案管理创新研究

信息化背景下高校人事档案管理创新研究

信息化背景下高校人事档案管理创新研究

【摘要】高校人事档案管理工作应进行创新,与时代发展融合,利用信息化技术提升管理水平,实现优质高效管理,减少问题发生率。本文根据高校人事档案管理的特点,结合信息化技术、档案管理的要求等提出相应的创新建议,为这一工作开展提供有益借鉴。

【关键词】信息化;高校人事档案;档案管理;创新

高校人事管理工作过程中,人事档案管理占据非常重要的位置,具体包括高校师生、工作人员等的人事档案存放与管理。据调查研究,一些高校在人事档案管理方面重视不够,方法陈旧,管理模式滞后,严重影响档案管理的效果和水平,不利于人事工作的开展。为解决这一问题,构建信息化的高校人事档案管理体系势在必行。

一、高校人事档案信息化管理的必要性

根据相关文献资料以及实践经验总结,高校人事档案信息化管理的必要性主要体现在以下几点:

其一,新时期,要求人事档案能够更加全面反映人员情况,为其就业、岗位调动、升迁等提供依据。所以,高校人事档案管理必须借助信息化技术进行相关信息的搜集、整理、识别等,满足现实需求。而传统模式下,存在信息获取途径较少,工作量大,处理能力不足,识别较差的情况,信息化技术的使用可以有效解决上述问题。其二,原有的人工操作模式,效率低下,且风险较高,尤其是高校人事档案管理,数量巨大,增加了管理难度。使用信息化管理技术和模式之后,能够减少工作量,降低复杂性和风险,提高效率。例如,一些管理软件的使用,能够实现档案管理智能化,减少人工操作。其三,档案管理工作应服务于实际,实施信息化管理能够快速进行档案的调用,且避免紙质版档案损毁带来的个人信息丢失问题,从而为档案保管提供支持。例如,在高校教师和工作人员岗位调动时,可以直接查阅电子版档案,无须办理纸质版档案的调阅手续,且方便快捷。总体而言,信息化背景下高校人事档案管理必须与时俱进,进行创新,这样才能满足现实需求。

二、信息化背景下高校人事档案管理的创新建议

(一)思想意识创新,强化服务性。信息化背景下,高校人事档案必须进行思想意识创新,强化服务性。其一,高校人事档案,并不仅仅是保存和安全管理,而是需要体现其现实意义和价值,通过主动服务改变被动服务模式,由单一的“保管”转化为具体的“服务”,从而使高校档案能够发挥更大的作用。例如,对于档案的制作模式、内容、版本等方面进行创新,能够展示相关人员基本信息的同时,体现其优缺点等要素,便于相关部门对于人才甄别和调用。例如,某人获得相应奖励,应附有相应的证书复印件和具体信息。其二,定期对于高校人事档案进行梳理,做好普查工作,缩短普查频率,使档案能够与现状之间有效结合在一起。从档案管理学的角度分析,档案属于一个人基本情况、经历、背景及其社会关系等多方面的概括,只有保证其与现状相符,才能够体现档案的价值。因此,必须加强相关方面资料搜集、鉴别、归档、整理等等,并做好保管、查阅、借阅、转递、保密等工作。其三,信息化背景下高校人事档案管理,应注重信息真实性识别,保障信息安全,尤其是一些电子档案,需加强管理投入。因此,应在信息录入、系统登录等方面保证其隐私和安全,这一方面有赖于信息化管理系统的设计和日常维护。

(二)技术应用创新,实现信息化。信息化时代,应注重信息化技术、网络技术等方面的有效使用,提升档案管理水平。有关方面建议如下:其一,使用物联网技术。通过信息化管理系统进行纸质版档案管理,每一份档案的存放位置、名称、调用情况、转递时间、接收部门、相关责任人等必须详细记录,并在档案外部设置识别码,通过扫码,便可以显示档案管理的基本信息。从而提升档案管理的效率和质量,并加强监控力。其二,使用信息化技术,建立档案管理信息化平台。对于整体的档案情况进行分类管理,可以按照类别、年份、性质等进行划分,便于调阅。与此同时,还要对档案管理中的问题进行总结,制作问题分析曲线、管理需求分析曲线、管理风险分析曲线等,以供管理人员进行工作整改。例如,某一年份,高校人事档案破损率较多,分析原因为保管条件不符合要求,现场检查之后,发现较为潮湿,可以使用温湿度检测仪,及时进行检测,及时进行问题排查和处理。其三,建立人才信息资源库。这一工作开展,可以依托EHR系统以及相关技术进行开展。对于高校教师和工作人员档案,则可通过EHR进行人员评价,还可以进行人才储备,作为岗位调动和培养的依据。对于大学生而言,可以为其就业提供帮助,向一些企业进行推荐,但必须注重保密性,不可随意泄露信息。

(三)管理方式创新,体现针对性。高校人事档案管理应注重方式创新,体现个性化,并为实际工作开展提供有力支持。首先,信息化背景下的档案管理应使用责任制模式,对于相关工作人员应进行明确的工作内容设计和岗位职责设计,如果发生相关的问题,例如档案丢失、档案损坏等,应查明原因,进行针对性奖惩,从而增强管理人员的责任意识。尤其是在信息化背景下,信息安全问题备受关注,作为档案管理人员必须增强安全意识,具有较高的职业素养。其次,信息化背景下的档案管理应建立针对性的监督机制。监督体现在三方面:一是档案管理工作监督,档案管理的每一环节都要进行严格监管,管理部门的相关成员、广大师生皆可以对此进行监督,从而实现全员参与。二是档案管理部门必须加强监督,对于档案信息的真实性进行识别,对于相关人员的材料进行核查,对于相关评价结果进行复审,保证档案能够客观、真实。三是在高校人事档案管理工作开展过程中,应建立绩效考核模式,对于具体工作人员开展档案管理考核。考核的内容可以从德、能、勤、绩、廉等方面确定,例如,工作态度、工作积极性、工作投入、问题发生率、创新能力、信息化技术操作水平等等,做到优胜劣汰,从而使档案管理人员提高档案管理的意识,强化效果。

(四)注重问题解决,体现个性化。当前,大学生就业压力不断增加,档案管理应考虑这一问题,助力于这一问题的解决,提供有效支持。因此,相关方面建议如下:其一,高校必须加强大学生档案管理工作的投入,进行档案优化设计,这是信息化时代提出的新要求。应更加全面地进行大学生相关信息的搜集,与企业招聘需求联系在一起,能够展示学生的优势,为其面试和后续工作提供支持。例如,将一些大学生的性格特征、日常表现、特长、兴趣爱好、好人好事等等详细介绍,可以为企业在用人和岗位安排方面提供参考,做到人尽其才。其二,高校不同专业的学生在就业方面面临的方向不同,且不同专业具有的就业空间和优势也存在差异性。因此,高校有关方面的档案管理,必须体现差异化,尽量满足行业需求,体现行业关注的焦点,从而为大学生提供就业帮助。例如,一些注重实践经验的行业,应在档案中注重实践经历的细化。因此,档案管理应基于事实的基础之上,由相关工作人员指导学生完成填写,从而发挥优势;除此以外,档案管理必须按照国家相关要求开展具体工作,避免档案失效、遗失的情况发生,管理工作开展过程中,高校与相关接收部门之间必须加强联系,在工作单位变动、档案邮寄等方面进行过程跟踪,有效对接,按照流程操作,而作为广大师生、工作人员、大学生等,需要了解档案的重要性和相关要求,合理进行相应问题处理。因此,建议高校在有关方面做好宣传工作。 (五)队伍建设创新,实现高素质。档案管理工作开展,需要组建专业的团队,提高执行力和实际效果。在信息化背景下,应注重队伍建设创新,使具体工作人员能够适应信息化形式,了解信息化相关知识,并从信息化角度进行工作推进。首先,高校对于现有的人事档案管理人员,必须进行专业化培训,聘请相关方面的专业人士,讲解信息化与档案管理的要求、档案信息化管理的方法、信息化管理的模式等等,通过实际案例,使工作人员提升意识,并增强专业化水平。从而为信息化背景下的档案管理提供服务。其次,高校档案管理应有效使用相应的信息化技术和软件并建立相应的平台。因此,必须对工作人员进行实操能力培训,使其能够正确使用信息化工具,减少操作误差。一是进行实际演练,可以由一些职业院校对其进行培训,还可以使用网络学习模式,将相关的操作视频发送到学校网站,由其进行学习。二是高校必须加强档案管理人员的德育工作,使其具有较高的职业素养,能够积极投入档案管理之中,主动学习相关的信息化知识和技术,坚守原则。高校可以定期进行档案管理人员综合素质和表现的评价,根据每个人不同情况进行教育,还要在档案管理部门树立标杆,起到表率作用。

三、结语

综上所述,信息化背景下高校人事档案管理必须做到与时俱进,并且有效使用信息化技术,多角度进行创新,这样才可满足发展所需。在具体工作开展过程中,应改变原有的工作思路,注重服务,建立档案管理的信息化服务平台,实施分类管理,提高效率。与此同時,还要解决现实问题,突显管理个性,促进大学生就业,且提高管理人员素质,为档案管理工作开展提供保障,从而实现高校人事档案管理的信息化和优质化。

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