档案的检索方法有哪些 (档案检索的主要方法)

档案的检索方法有哪些 (档案检索的主要方法)

企业档案检索实际上包括两个互为联系的过程:企业档案信息的贮存和企业档案信息的查找。在整个企业档案检索体系中,检索工具一方面是贮存结果的最终体现,直接反映贮存的质量和水平;另一方面又是检索活动的必要条件,对检索效率具有重要的甚至是决定性的影响。企业档案检索工具包括每一种检索工具的编制和检索工具体系的建立两个方面。

一、企业常用的档案检索工具的编制

1. 案卷目录

这是以企业档案案卷为单位,依据企业档案的整理结果和库藏排架顺序编制的目录。案卷目录一般采用书本式,其作用主要是固定企业档案的整理与排架的顺序,作为日常保管和统计的依据以及便于从档案形成部门、时间或活动过程的角度检索企业档案。它通常包括以下四种基本目录:

(1) 企业档案案卷总目录。它是企业档案的总登记账,主要记录保存企业档案的数量,揭示不同档案的成分,一般包括总顺序号、归档时间、案卷题名、档号、编制单位、编制日期、密级、保管期限、份数、页数、备注等项目。

( 2) 企业档案案卷分类目录。与总目录相比较,两者的排列顺序不同,分类目录是依据案卷的排架顺序进行流水登记,而总目录则是按案卷的收进时间的先后进行流水登记。其项目除了分类顺序号外,与总目录基本相同。

( 3) 底图目录。针对底图管理的特殊需要,即底图不能组卷,需要单独平放或卷放,必须建立一套与此相适应的检索目录,以便于科学保管和查询利用。底图目录的项目有:序号、归档时间、档号、底图号、图底名称、幅面张数、编制单位、编制日期、备注等。

( 4) 新型载体档案目录。随着科学技术的进步和企业档案工作的发展,企业档案中非纸质载体材料的档案数量不断增加,为了便于其管理和利用,编制新型档案载体目录是非常必要的。编制新型载体档案目录,视各种不同载体档案的数量,可以综合建立一个统一目录,也可按不同载体分别建立目录。其项目有:序号、归档时间、案卷题名、编制单位、编制日期、载体类型、编号数量、密级、保管期限、备注等。

2. 案卷文件目录

案卷文件目录又称“综合目录”、 “全引目录”。它是在案卷目录的基础上将卷内文件目录与之综合而成的目录。

3. 分类目录

它是按照档案分类法的体系,以反映企业档案主题内容的分类号为检索标识,突破全宗界限和按库藏排架顺序编制的目录。

4. 主题目录

它是按照主题词的字序,以反映企业档案主题内容,以主题词为检索标识而编制的目录。

5. 专题目录

专题目录的主要作用与分类目录基本一致,但揭示企业档案信息的内容范围可适当窄些,深度可适当专些,著录项目可适当细些。

6. 人名目录和人名索引

人名目录是揭示库藏企业档案涉及的人名及其简要情况的目录,它包括库藏企业档案涉及的全部人名及其简要情况的综合性人名目录;某种专题,如任免、奖惩等部分的人名及其简要情况的专题性人名目录。

人名索引则是揭示库藏企业档案涉及的人名,指明人名所在案卷的档号、页数等出处的索引。

7. 指南

它包括用来介绍企业档案的全宗的全宗指南;用来介绍企业档案中某个专题的专题指南;用来介绍企业档案馆的档案情况的档案馆指南。

全宗指南阐述的内容主要包括立档单位概况( 如企业名称、隶属关系、任务等) 、全宗档案的情况( 如档案的形成、数量及管理等) 、全宗档案的内容与成分。

专题指南的内容主要包括专题档案的介绍( 如该专题档案的有关内容、价值、数量等) 、附录( 包括该专题档案的来源、人名索引等)。

档案馆指南的内容主要包括企业档案馆的概况( 如企业档案馆的历史沿革、检索工具的种类、馆藏企业档案情况等) 、馆藏企业档案的介绍( 如一个档案类别的名称、档案数量、起止日期等)。

二、企业档案检索工具体系的建立

为了满足多方面的利用需求,企业档案机构要编制多种不同的、在功能上相互联系、相互补偿的检索工具。这些检索工具的集合,便是企业档案机构的检索工具体系。建立一个科学、合理的检索工具体系可以提高其检索功能。

在不同的企业档案机构,检索工具体系的结构不一定完全相同,可以因企业情况而异,但是必须是与利用需求相吻合并应同时具有库藏性、查检性和报道性的检索工具,三者不可偏废。

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