企业发展中的归档文件收集整理及其意义

企业发展中的归档文件收集整理及其意义

一、什么是文件归档?

文件归档是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。经系统整理,交档案室或档案馆保存的过程。归档是国家规定的一项制度,又叫“归档制度”。

归档的意义:归档是文件向档案转化的标志,是文书处理的终点、文书档案管理的起点。

要求:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。归档时间:实行定期归档,移交的时间一般在第二年6月底之前完成。档案行政管理部门采取的是指导、检查、验收等措施,来保证归档制度的落实。

二、归档文件的定义是什么?

广义:是一个泛指性概念,包括机关形成的须归档保存的所有文件材料,狭义:《归档文件整理规则》对这一概念进行了限定,使其具有专指性意义,即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料”

其中办理完毕是指文件相应的文书处理程序已经完成,而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。例如:请示和批复,在复文发出和收到后,在文书处理上就算已经办理完毕了;计划、指示、规定等在贯彻执行上需要一个时间段,但印发或收到传阅后,其文书处理程序已经完成,也算处理完毕。

本次讲解内容是针对纸质机关文件材料,而不涉及科技、会计等专门档案和声像、电子等特殊载体档案的整理工作。

三、归档文件整理的定义是什么?(7步走)

这是与传统的 “立卷”相对应提出的一个概念,即是“将归档文件以件为单位进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程”。

四、“件”的定义是什么?

《归档文件整理规则》明确规定: “自然件”,一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件作为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。

所有文种的文件,如正文和附件、转发文与被转发文,各部分独立性较强,易被分散使用,造成归档不全和归档后查找不到,故《规则》对此类文件的处理加以强调,明确其为一件。(归档时单一红头文件,没有发文用纸没有领导批示没有定稿,整个一个三无文件有什么法律效力)

还有一些文件如单一的请示与批复、报告与批示等,关联性强,利用时通常需要相互查证,因此实体不宜分散。(光有请示一般情况下,10年。请示批复合起来了不得了30年或者永久)

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