企业档案管理的档案分类规则

企业档案管理的档案分类规则

一般地说,编制档案分类方案应符合以下的规则:

一、分类方案类目体系的可包容性

档案分类方案,实际上是本单位全部档案的分类类目表,它由大类和各级属类的类目组成。因此,大类和各级属类构成了分类方案的类目体系。按照全面分类的要求,档案分类方案的类目体系必须有适当的容量,能够包含本单位产生的档案的全部内容,使每一种类、每一部分的档案,都能在分类方案的类目体系中找到自己的位置。这就是档案分类方案类目体系的可包容性。

要想使编制的档案分类方案的类目体系具有可包容性,必须考虑两方面的情况:一方面是充分考虑现有档案的全部构成,根据其种类、内容确定分类方案的类目体系;另一方面,必须考虑到档案的发展变化情况,使分类方案的类目体系具有相应的扩充发展的余地。

二、分类方案类目体系的严整性

档案分类方案,主要是通过档案的类目体系来揭示档案之间的层次关系的一种手段。这种层次关系是从类目体系中纵向和横向两个方面表现出来的。

从纵向看,类目体系要表现大类以及由其展开的各级属类之间的关系。如一个种类的档案,被划分为若干个小的类,一个较小的类又被划分为若干个更小的类,以此类推,形成了逐步扩展的类目体系的纵向关系,即上位类与下位类的关系,是总体和部分的关系,凡上位类,一定能包含它所属的下位类,下位类也一定是它上位类组成部分。每一组纵向排列的各级类目,构成了一个类目体系,这就是“类系”。

从横向上看,类目体系表现为各级同位类之间的关系。相互平行,表现为并列关系的类就是同位类(平位类)。各同为类之间的关系是相互排斥的关系,同为类之间不能交叉重叠。一组同为类相互平行、并列、构成了一个“类列”,类列反应了分类体系中同一层次之间的类的并列关系。

总之,类系与类别表现了档案分类方案的类目之间的严整性。体现了档案的有机联系。而编制档案分类方案,必须体现分类方案类目体系的这种严整性,这是编制档案分类方案的重要原则。

三、分类方案类目体系的相对稳定性

档案的分类,是实现档案科学管理的基础,涉及到整个档案管理工作的全局。因此,档案的分类方案必须具有较长时期的相对稳定性,不宜频繁变动和更改。

为了保持档案分类的相对稳定性,制定档案分类方案时,一定要全面考虑,慎重对待,编制设置科学、容量充足、条理清晰的类目体系。

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